Tipy pro skladování papíru od organizace Guru Marie Kondo

S tímto skličujícím úkolem jsme šli přímo k guruům: Marie Kondo a Scott Sonenshein, jejichž nedávná kniha, Radost v práci, tentokrát vám pomůže uklidit pracovní prostor (doma, v kanceláři, na cestách).

Obecným pravidlem pro papíry je zahodit vše. Když to říkám, moji klienti vždy vypadají ohromeně. Samozřejmě tím nechci říct, že bychom měli papíry úplně vyloučit. Jen se snažím překonat, kolik odhodlání potřebujeme, abychom si vybrali pouze ty, které jsou naprosto nezbytné, a zbytek vyřadil. Listy papíru vypadají tak štíhlé; často se na ně držíme, aniž bychom opravdu přemýšleli. Čím více dokumentů se hromadí, tím více času je potřeba k nalezení konkrétních dokumentů a tím těžší je uspořádat.

Začněte shromážděním všech vašich dokumentů na jednom místě a prohlížením každého z nich. I papíry, které jsou v obálkách, by měly být vyjmuty a zkontrolovány stránku po stránce pro případ, že by do nich byly zamíchány reklamní letáky nebo jiný nežádoucí materiál.

Během procházení obsahu může být užitečné třídit papíry do kategorií. Díky tomu je jejich registrace rychlejší a snazší. Příspěvky lze obecně rozdělit do tří kategorií: nevyřízené, uložit, protože musíte, a uložit, protože chcete.

PŘÍBUZNÝ: Jak odstranit nepořádek papíru za pouhých 5 minut denně

Nevyřízená kategorie zahrnuje papíry, které vyžadují určitý druh akce, například vynikající účty. Doporučuji je všechny skladovat v jedné vzpřímené kartotéce, dokud s nimi nebudete jednat. Tímto způsobem nebudou zmateni papíry v jiných kategoriích.

Dále se podívejme na papíry, které musíme uložit. Seřaďte je podle kategorie a uložte je do skříňky nebo do složek na polici. Pokud si originály nepotřebujete nechat, můžete je naskenovat a uložit elektronicky. V takovém případě je namísto skenování při třídění efektivnější dát je na hromadu „ke skenování později“ a skenovat vše najednou.

Poslední kategorií jsou papíry, které chcete uložit z jiných důvodů. Mohou to zahrnovat dokumenty, které si chcete ponechat jako referenci, nebo ty, které pro vás ve skutečnosti vzbuzují radost. Ale protože odskok je běžným problémem, když se lidé drží věcí „jen proto,“ mějte na paměti, že základním pravidlem pro papíry je zahodit je všechny.

V mém úklidové lekce, když má klient potíže s rozhodnutím, které papíry si ponechá a které zlikviduje, vypálím otázky o každém z nich - věci jako „Kdy to potřebujete?“ „Jak dlouho to máte?“ „Jak často vracíte se a díváte se na to? “„ Můžete najít stejný obsah na internetu? “„ Už jste si ho uložili do svého počítače? “„ Jak velký problém by byl, kdybyste to neudělali? máte tohle? “a "Opravdu to vyvolává radost?" Pokud se vzdáte předpokladu, že byste je měli všechny zahodit, zkuste si představit, že jsem právě vešel do vaší kanceláře a oznámil jsem, že všechny vaše doklady. Co bys dělal? Které z nich byste se snažili zachránit před skartovačem?

Dokud budete dodržovat moje tři pravidla skladování, nikdy se nevrátíte do nepořádku papíru.

Jakmile rozdělíte své papíry a rozhodnete se, kam patří každá kategorie, podívejte se na svůj pracovní prostor a určete maximální množství místa, které máte k dispozici. Když to překročíte kapacita skladu, papíry začnou přetéct. To je signál, že musíte přehodnotit, co je tam. Pravidelnou takovou kontrolou můžete mít své papíry stále uklizené.

PŘÍBUZNÝ: Marie Kondo ve své nejnovější knize odhaluje, jak najít práci, která podnítí radost

Nejprodávanější, o kterém jste doufali, že si jednoho dne přečtete, knihu s postupy o účetnictví, kterou jste si koupili, aby zlepšili své dovednosti, knihu od klienta... jaké knihy máte ve svém pracovním prostoru?

Knihy jsou plné cenných znalostí, které nám mohou pomoci dělat naši práci. Když jsou drženi v našich stolech nebo na našich regálech, mohou nám dát inspiraci nebo pocit bezpečí. Jejich čtení může posílit naši motivaci a pouhé jejich zobrazení může náš prostor osobně dotáhnout. Ve skutečnosti však knihy často pracujeme z nesprávných důvodů.

Jedna z mých klientů měla ve své kanceláři knihovnu plnou nepřečtených knih. Když jsme je spočítali, bylo jich přes 50 a více než polovina seděla na polici dva a více let. "Přečtu tolik, kolik umím." během mé příští dovolené, “Prohlásila. Když jsme se však znovu setkali, nebyl jsem překvapen, když jsem se dozvěděl, že se vzdala částečně. Většina knih, které se jí podařilo přečíst, byly její poslední nákupy. "Nechat je nepřečtené se zdálo být takovým plýtváním, že jsem se rozhodla rychle číst, abych se přes ně dostal," řekla. "Ale začal jsem se cítit, jako bych to dělal jen z pocitu povinnosti." Nepřineslo mi to žádnou radost. To se zdálo být ještě více plýtváním, a tak jsem se rozhodl, že jich hodně nechám jít. “ Nakonec se rozhodla ponechat ve své kanceláři pouze pečlivě vybraných 15.

PŘÍBUZNÝ: Nejlepší knihy roku 2020 (dosud)

Když uklízíte své knihy, začněte jejich shromažďováním na jednom místě. Možná si myslíte, že by bylo lepší vybrat je tak, že se podíváte na tituly, zatímco jsou stále ve vaší knihovně, ale tento krok prosím nevynechávejte. Knihy, které zůstaly příliš dlouho na polici, se staly součástí scenérie. Vaše mysl je nezaregistruje, a to ani v případě, že jsou přímo na dohled, a proto je těžké rozhodnout, které z nich vyvolávají radost. Pouze tím, že vezmete každého do svých rukou, můžete je skutečně vidět jako samostatné entity.

Pokud je pro vás těžké posoudit, zda určitá kniha vyvolává radost, zkuste si položit určité otázky. Kdy jste si ji například koupili? Kolikrát jste to četli? Chcete si ji znovu přečíst?

Další otázkou, kterou si můžete položit, je, jakou roli tato kniha ve vašem životě hraje. Knihy, které vyvolávají radost jsou ti, kteří vás motivují a dodávají energii, když je čtete a znovu čtete, ti, kteří vás dělají šťastnými, jen když vědí, že jsou tam, ty, které vás informují o nejnovějších informacích, a ty, které vám pomohou lépe vykonávat vaši práci, například manuály.

Poslední otázkou je položit si otázku, zda byste si tuto knihu mohli koupit i nyní, pokud jste ji viděli v knihkupectví, nebo pokud prošla vaším hlavním zájmem, pokud jde o váš zájem. To, že jste za ně zaplatili, ještě neznamená, že musíte dočíst každou knihu.

Účelem kladení takových otázek není přinutit se bezduchě očistit své knihy. Spíše vám pomůže prozkoumat váš vztah s každým, koho vlastníte. Pokud pro vás knihy vzbuzují radost, pak je správnou volbou zachovat si s jistotou tolik, kolik chcete.

Autorem knihy je Marie Kondonejlepší prodejces Kouzlo uklízení života měnící život ($12, amazon.com ; $16, bookshop.org) a Radost v práci($10, amazon.com ; $23, bookshop.org), a je hvězdouUklízení s Marií Kondo  na Netflix. Scott Sonenshein je profesorem na Rice University a nejprodávanějším autorem Protáhnout se ($23, amazon.com ; $28, bookshop.org).