Zorganizujte si svůj pracovní život v 5 jednoduchých krocích

Zhodnoťte e-maily, které dostáváte každý den. Dostáváte zpravodaje nebo aktualizace, které vám neslouží? Unsubscribe, říká konzultant produktivity Carson Tate, zakladatel poradenské firmy pro produktivitu Jednoduše funguje. Pokud e-mail zabere méně než několik minut, vypořádejte se s ním okamžitě, i když to znamená jeho odstranění nebo archivaci. Pokud je třeba odpověď více zapojit, zkuste změnit předmět předmětu na akční položku. "Řekněme, že jsem dostal e-mail o revizi prezentace PowerPoint. To je můj akční krok, který píšu do předmětu, takže e-mail nemusím znovu číst, “říká Tate. Může váš e-mailový server automatizovat určité věci, které často děláte? Proměňte běžné odpovědi na podpisy nebo zkuste automatické vyplňování: „V aplikaci Outlook můžete automaticky napsat pravidlo přesouvat zprávy z přímých zpráv do jejich složky se soubory, “říká Tate,„ což je skvělé pro hledání věcí později."

Vložte vše, co děláte, do digitálního kalendáře - včetně schůzek, ano, ale také zablokujte čas na oběd. „Kalendář je vizuální manifestací vašeho času a měli byste jej použít jako plán pro svůj den, nikoli jako místo pro ostatní, aby naplánovali svůj den pro vás,“ říká John Zeratsky, spoluautor

Snažte se snížit volné papíry na stole, říká Rasmussen. (Chcete-li ještě více omezit nepořádek, naskenujte dokumenty, které chcete zachovat, a vytvořte Disk Google složka pro soubory, abyste k nim měli přístup odkudkoli.) Seřazení dokumentů do kategorií podle toho, zda musíte si je přečíst, podat je, poslat se na pochůzku, zavolat někomu nebo jít online a následovat nahoru. Cítíte se ohromeni všemi novinami? Vyberte si pouze jednu oblast svého pracovního prostoru - může být malá jako jedna zásuvka nebo velká jako celá plocha - a vyčistěte vše, co víte, že nepotřebujete. Opakujte na více místech, dokud nezakryjete celou svou kancelář.

Půjčte si organizační strukturu, kterou mají chytré telefony. Podobné aplikace (aplikace týkající se zdraví nebo nákupní aplikace) lze seskupovat do složek. Tate navrhuje, aby se to použilo jako hlavní zásada pro organizování počítačových souborů. Užitečné může být také přidání dat do názvů složek; to je ten pravý čas, abyste si přečetli pokyny společnosti pro uchovávání digitálních záznamů a zjistili, jak dlouho potřebujete ukládat dokumenty a co můžete vyhodit do koše. U dokumentů, které uchováváte, „přemýšlejte o tom, jak a kdy je vyhledáte,“ říká Tate. Soubory, které často používáte, by měly být snadno přístupné. "Chcete-li pojmenovat soubory pro váš vyhledávací systém, podívejte se na dokument a zeptejte se sami sebe:" Co je první věc Přemýšlím o tom, když se podívám na tento dokument? říká.

Lauren McGoodwin, zakladatelka a generální ředitelka společnosti Kariéra Contessa, místo pro kariéru pro ženy, navrhuje zapsat úkoly následující den, než každou noc opustíte kancelář. "Snažím se dát své úkoly do prioritních úrovní." Rozdělím je na „vysokou prioritu“, „snadné výhry“ a „mohou čekat na další den,“ říká. To jí pomáhá zahrnout osobní úkoly, jako je cvičení, protože vidí, kdy bude mít kapsy času. Zda je váš seznam digitální nebo analogový, záleží na vás. Některé výzkumy ukazují, že zápis úkolu může vést k jeho větší pravděpodobnosti. Tate říká, že upřednostňuje digitální seznamy, protože může být obtížné konceptualizovat budoucí projekty, pokud pro ně nemáte papírový plánovač; můžete snadno sledovat budoucí měsíce a roky v digitálním.