Sedm přikázání e-mailové etikety, kterou by měli všichni dodržovat

"Neodpovídejte všem, dokud každý člověk na tomto distribučním seznamu nemusí vědět, co musíte říct," říká Aimee Symington, CEO společnosti Finesse Worldwide. Navrhuje zkontrolovat jména na seznamu a odpovědět pouze těm, kteří skutečně potřebují vaši odpověď. To může znamenat odpověď pouze odesílateli nebo třem ze sedmi příjemců. A pokud chce váš manažer nebo kolega něco kopírovat, respektujte její žádost.
Promyšlené odpovědi mohou ostatním ušetřit čas. "Ať už je to z obchodních nebo sociálních důvodů, lidé se začnou otrávit proudem bezvýznamných." e-maily, protože je musí zastavit, aby je otevřely, “říká Diane Gottsman, zakladatelka Protocol School of Texas. Před příštím pozváním na brunch si tedy dvakrát promyslete odpověď „Nelze to udělat“.

Dobrý předmět pomáhá příjemcům upřednostňovat e-maily, říká Lizzie Post, společná hostitelka podcastu Awesome Etiquette. Ať už děláte cokoli, nenechávejte to prázdné. Při tvorbě předmětu si udělejte konkrétní a výstižný text a sledujte pravopis a gramatiku. "Je to první věc, kterou si člověk všimne," říká Post.

PŘÍBUZNÝ: Zorganizoval si svůj pracovní život v 5 jednoduchých krocích
Protože předmět by měl odrážet obsah e-mailu, odborníci doporučují aktualizovat předmět jako průběh konverzace. Vyhněte se předmětům, které by mohly snižovat naléhavost e-mailu (zamyslete se nad „rychlou otázkou“ a nadpisem a hlavní pracovní problém) nebo způsobit někomu, aby zmeškal zprávu, o které si myslí, že ji již četla, vysvětluje Gottsmane. Navrhuje zahájit nové vlákno, pokud e-mail zablokoval příliš daleko od původní zprávy.

Přestože se odborníci neshodnou na správné době odezvy na e-maily, shodují se na tom, že téměř každý e-mail si zaslouží odpověď. Pokud bude stačit jednoduchá odpověď („Mám to, díky“ nebo „Zní to jako dobrý plán“), zkuste odpovědět hned, jak si přečtete e-mail.
Někdy bude e-mail vyžadovat informace, které mohou trvat několik dnů, než se shromáždí - to však neznamená, že máte dovoleno nechat lidi viset. "Dejte jim vědět, že jste dostali jejich e-mail, a dostanete se, až budete moci," říká Symington.
Nezapomeňte použít automatickou odpověď, pokud cestujete nebo mimo kancelář, dodává, takže ostatní vědí, že by neměli očekávat odpověď.

„Ujistěte se, že ze správných důvodů postupujete správným lidem,“ říká Post. Než budete postupovat dál, vyhodnoťte citlivost obsahu - včetně všech příloh a jmen a kontaktních údajů pro všechny přidružené ke zprávě. Někteří lidé dávají přednost tomu, aby jejich kontaktní informace zůstaly soukromé. Pokud vlákno obsahuje příliš mnoho podrobných bodů diskuse, zahajte nový e-mail.

PŘÍBUZNÝ: Jak zacházet s 5 velmi nepříjemnými situacemi spolupracovníka

Všichni jsme tam byli. Virus se zmocní a než to budeme vědět, spamujeme dědečka pomocí odkazů, díky nimž by se někdo červenal. Pokud obdržíte zjevně virus, informujte oběť, která se nemusí obávat toho, co se děje. "Jen řekni:" Chtěl jsem ti dát vědět, že se to děje, "říká Symington. "To je hezké dělat."

Záleží na tom, abyste si udělali dobrý dojem osobně, tak proč neudržovat svou e-mailovou personu na stejné úrovni? "E-mail je odrazem vás a měl by být psán jako dopis více než text, přičemž je třeba mít stále na paměti stručnost," říká Symington. Zkontrolujte pravopis, gramatiku a interpunkci. Všechna velká písmena znamenají, že křičíte, a všechna malá písmena znamenají, že jste líní. Příliš mnoho písem, barev a smajlíků může být dráždivé, dodává.
Buďte přátelští, aniž byste se snažili přehánět humor. "Err na straně opatrnosti, i když máte smysl pro humor," říká Gottsman. Tón je v e-mailu příliš často zamlžený a vy nechcete přijít jako neprofesionální, protože někdo nemá váš vtip.

Je to jedna věc, pokud máte příležitostné jídlo s jiným významným (a zítřejší noční den), ale rozhodně nekontrolujete e-mail na večerní párty, říká Post. Pokud jde o schůzky v kanceláři, záleží. Pokud kolegové přinášejí telefony nebo notebooky do konferenčních místností, aby během schůzek měli přístup k e-mailu, je to pravděpodobně v pořádku. "Mějte na paměti, že firemní kultury budou mít různé zásady týkající se e-mailu," říká. "Znát povahu e-mailu ve vaší práci, aby byl vhodný."